Chia Sẻ ” Bí Quyết ” Tổ Chức Sự Kiện Chất Lượng Chuyên Nghiệp Hàng Đầu

• 30/07/2018 - 09:55:51
• 841

Khái niệm tổ chức sự kiện là gì?

• Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện nào đó diễn ra từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
• Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.

Tổ chức sự kiện bao gồm những lĩnh vực nào?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được. Các lĩnh vực thường áp dụng phương thức tổ chức sự kiện:

• Các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
• Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
• Các sự kiện về văn hoá, xã hội
• Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
• Các hoạt động triển lãm
• Các buổi lễ hội, liên hoan, Festive,…
• Các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
• Các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
• Tổ chức các hội chợ thương mại
• Các sự kiện mang tính chất giải trí như: các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
•  Các sự kiện liên quan tới marketing
• Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
• Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Tổ chức sự kiện cần những gì?

Bạn đang đảm nhận tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ, để tiến độ công việc được suôn sẻ và mức độ thành công của sự kiện cao, bạn cần tuân theo trình tự các bước như sau:

Nắm bắt yêu cầu của khách hàng

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Từ đó cần xác định được rõ rằng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:

• Loại hình sự kiện sẽ tổ chức?
• Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
• Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
• Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
• Ngân sách  cho buổi sự kiện là bao nhiêu?

Lên ý tưởng

Thông thường, đối với một event, lên ý tưởng là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau, tuy nhiên một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công mà còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

• Khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu và hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức sự kiện
• Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.
• Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.

Thiết kế sự kiện

• Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể  để biến ý tưởng của bạn thành hiện thực. Khâu thiết kế sự kiện bao gồm một số vấn đề như sau:
• Địa điểm tổ chức.
• Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
• Chủ đề của chương trình.
• Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
• Chương trình chi tiết bao gồm những hoạt động gì

Lên kế hoạch tổ chức

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:

•  Ngân sách.
•  Nguồn nhân lực thực hiện.
•  Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
•  Vận chuyển như thế nào.
•  Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

Tiến hành thực hiện

• Một sự kiện thường bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan.
• Khi tổ chức sự kiện cần tiến hành một số hoạt động nhanh chóng và cử bộ phận giám sát hoạt động…
• Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp. Đồng thời cần có một buổi họp rút kinh nghiệm, công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Công ty chuyên tổ chức sự kiện uy tín nhất hiện nay

Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo cộng thêm dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, nhiệt tình kết hợp với công nghệ sản xuất hiện đại, Quảng Cáo Quốc Dũng tự hào khi mang đến cho khách hàng sự hài lòng với phong cách chuyên nghiệp, để lại ấn tượng sâu sắc đối với khách hàng, đồng thời giúp các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm. Với tiêu chí cùng sát cánh bên các doanh nghiệp để quảng bá sản phẩm và giữ vị trí trên trường quốc tế quocdungadv.com xứng đáng với sự tin yêu của khách hàng, quyết tâm đưa tên tuổi của mình tiến xa hơn và trở thành một doanh nghiệp năng động, sáng tạo.

Nếu có nhu cầu đặt hàng tại công ty, bạn có thể liên hệ theo địa chỉ sau:

CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO NHÔM KÍNH QUỐC DŨNG

Địa chỉ: 150 Lê Hồng Phong, Khu phố 5, Phường Phú Lợi, Thủ Dầu 1, Bình Dương

Điện thoại: 0962.417.805

E-mail: quocdungadv@gmail.com

Website: quocdungadv.com